Qué es el SEPA y cómo te va a afectar. Pasos a seguir para adaptarse a SEPA antes de febrero de 2016. Os explicamos los pasos a dar para adaptarse a la normativa SEPA antes del 1 de Febrero de 2016, y las  consecuencias prácticas que tiene su implantación para la tesorería y finanzas de las empresas.

Qué es el SEPA y cómo te va a afectar

¿Qué es la SEPA?

La SEPA (single euro payments area o zona única de pagos para el euro) nace con el objetivo de crear una serie de instrumentos de pago comunes, que permitan agilizar los pagos y cobros en la zona, permitiendo a las empresas expandir sus mercados y competir mejor. Los ciudadanos y las empresas de la zona SEPA podrán efectuar y recibir pagos en euros, con las mismas condiciones básicas, derechos y obligaciones, con independencia del país en que se produzcan.

S.E.P.A. afecta a los 32 países de la Unión Europea y además a Islandia, Lietchestein, Noruega, Suiza y Mónaco. Tenga en cuenta que los países cuya divisa no es el euro, como el Reino Unido, tienen establecida como fecha máxima de migración a SEPA el 31 de Octubre de 2016.

La SEPA define un conjunto de instrumentos de pago en euros basados en un nuevo conjunto de normas, prácticas y estándares comunes a toda la zona:

• Pagos con Tarjeta.
• Transferencias.
• Adeudos por domiciliación bancaria

Normativa básica

1999 – Introducción del euro a nivel interbancario

2002 – Introducción del euro como moneda de pago (billete y monedas en euros)

– Directiva 2007/64/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de noviembre de 2007, sobre servicios de pago en el mercado interior, por la que se modifican las Directivas 97/7/CE, 2002/65/CE, 2005/60/CE y 2006/48/CE y por la que se deroga la Directiva 97/5/CE (Texto pertinente a efectos del EEE) (DOUE de 5 de diciembre) (Corrección de errores DOUE de 18 de julio de 2009)

– Ley 16/2009, de 13 de noviembre, de servicios de pago. (BOE de 14) (Corrección de errores, BOE de 24 de abril de 2010): plazos de devolución de 58 días o 13 meses.

– Reglamento (UE) nº 260/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo de 14 de marzo de 2012, por el que se establecen requisitos técnicos y empresariales para las transferencias y los adeudos domiciliados en euros, y se modifica el Reglamento (CE) nº 924/2009 (DOUE de 30 de marzo)

– Real Decreto-ley 6/2013, de 22 de marzo, de protección a los titulares de determinados productos de ahorro e inversión y otras medidas de carácter financiero.

– Orden ECC/243/2014, de 20 de febrero, por la que se adoptan exenciones de aplicación hasta el 1 de febrero de 2016 sobre determinados requisitos técnicos y empresariales para las transferencias y los adeudos domiciliados en euros.

– Reglamento (UE) 248/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 26 de febrero de 2014 que modifica el Reglamento (UE) no 260/2012 por lo que respecta a la migración a transferencias y adeudos domiciliados comunes a toda la Unión

Plazos de adaptación

En principio el Reglamento Europeo 260/2012 establecía el día 1 de febrero de 2014 como fecha límite para adaptar los sistemas de cobros y pagos al SEPA, pero debido a que resultó imposible cumplir, la Comisión Europea prorrogó  las migraciones estableciendo distintos plazos según los instrumentos SEPA. Así pues, los anticipos de crédito (N-58) y los recibos en soporte magnético (N-32) (“Productos nicho” o instrumentos de pago nacionales con características específicas que varían según cada país.) tienen  hasta el 1 de febrero de 2016 como plazo límite de migración a las normas SEPA

Pasos a seguir para adaptarse a SEPA antes de febrero de 2016

1.- Conocer el IBAN y BIC de clientes y proveedores.

2.- Incluir el propio BIC e IBAN en nuestras facturas.

3.- Elegir entre el esquema Básico (CORE) o el esquema Empresa a Empresa (B2B):

-Si los clientes son, principalmente, particulares y con cuentas en España, es aconsejable el esquema Básico con plazo de presentación reducido (COR1) para minimizar el tiempo de gestión de cobro.

-Si los clientes son empresas (incluyendo autónomos), es mejor utilizar el esquema Empresa a Empresa (B2B) para minimizar el riesgo de devolución.

Esquema Básico (Core): Si la empresa tiene clientes a los que ya emite recibos actualmente, a través del sistema de domiciliaciones bancarias vigente hasta ahora (recibos al cobro mediante el Cuaderno 19), no es necesario que recabe de ellos un Mandato SEPA.

La explicación es sencilla: la mayoría de los bancos, a través de un proceso de migración han convertido las órdenes de domiciliación en mandatos SEPA válidos legalmente. Con estos mandatos “migrados” se podrá enviar los adeudos directos en el nuevo formato SEPA. Solo se necesitará recabar mandatos, por tanto, de aquellos clientes nuevos a los que se desee emitir adeudos directos, cuando antes no les haya cursado recibos (y por tanto no tenga orden de domiciliación bancaria).

Esquema Empresa A Empresa (B2b): La empresa necesita recabar el mandato firmado de sus clientes. En el esquema Empresa a Empresa (B2B), la migración no es posible. Los clientes deberán firmar y remitir el mandato previamente a la emisión de los adeudos directos.

4-. Hay que tener en cuenta que, aunque hasta el 31 de enero se podrán enviar al banco los recibos con órdenes de domiciliación, si la entidad bancaria rechazase algún recibo (por ejemplo, por un error en el número de cuenta), una vez corregido el dato erróneo, no se podría reenviar, ya en el mes de Febrero, hasta tener un mandato SEPA en su poder.

5.- Migrar las actuales domiciliaciones bancarias a Mandatos SEPA.

6.- Se pueden emitir adeudos directos bajo el formato SEPA desde Diciembre o Enero.

¿Qué ocurre si no se adapta al SEPA?

Como ya se ha expuesto, es previsible que a principios de 2016 (nunca más tarde de Febrero, si no media otra prórroga) los bancos dejen de facilitar las aplicaciones web que actualmente ponen a disposición de sus clientes y que permiten las conversiones automáticas de los CCC por IBAN y de los ficheros tradicionales de Norma 34, 19, 32 Y 58 por ficheros de transferencias y adeudos SEPA. 

Si una empresa no se adapta, no podrá efectuar pagos ni recibir cobros hasta que lo haga. Por lo que es aconsejable que no postergue los trámites, sólo así, la migración al SEPA no repercutirá negativamente en la tesorería de la empresa, que podrá dejar de asumir tareas administrativas innecesarias y se evitará dañar la imagen de la misma frente a clientes y proveedores.

Principales novedades

1. a) Identificación de las cuentas bancarias (lo más conocido):

El C.C.C. (Código de Cuenta Cliente) que identificaba las cuentas en España deja de utilizarse, y en su lugar, se usará el I.B.A.N. (Internal Bank Account Number o Código Internacional de Cuenta Bancaria) un identificador común para todos los países de la zona SEPA.

En las transferencias a otros países será necesario especificar el BIC, Bank Identifier Code o Código de Identificación Bancaria, que identifica la entidad bancaria de la cuenta.

En los recibos también se debe especificar el BIC, aunque solo temporalmente, previéndose su eliminación definitiva en 2016. A partir del 1 de febrero de 2016 el código IBAN será el único código requerido.

1. b) Gestión de recibos bancarios

El Cuaderno 19 de la AEB (Asociación Española Bancaria), formato mediante el cual se realiza el cobro de recibos domiciliados, deja de estar operativo.

1. c) Domiciliación de recibos a clientes extranjeros

Podrá emitir recibos, no sólo a clientes con cuentas bancarias en España, sino también a clientes con cuentas bancarias en cualquiera de los países del área SEPA.

1. d) Pago a sus proveedores extranjeros

Lógicamente, también podrá pagar los recibos de sus proveedores extranjeros de países SEPA, directamente en su cuenta bancaria en España.

1. e) Simplificación de las transferencias

Se agilizan las transferencia bancarias entre cuentas de países SEPA cuya divisa sea el euro, al utilizar un formato común.

1. f) Tarjetas

Las tarjetas se pueden utilizar para pagar y disponer de efectivo en todo el área SEPA.

1. g) Confirming:

No se ve afectado por SEPA, al menos directamente. No obstante, dado que el confirming termina convirtiéndose en un pago mediante transferencia, es posible que alguna entidad financiera solicite los datos de las cuentas beneficiarias en formato IBAN.

1. h) Cheques:

 Esta operativa tampoco está afectada por SEPA. Actualmente los formatos 34 y 34.1 ya no están en vigor, y han sido sustituidos por el formato 34.14 (que es el que cumple con los estándares de SEPA).

Terminología SEPA

Acreedor Se entiende por acreedor a su empresa, como presentador de adeudos directos en su entidad bancaria para cobrar a sus clientes.

Deudor Se entiende por deudor a su cliente, a quien se le adeuda en su cuenta bancaria el importe de los adeudos directos.

Mandato o lo que es igual a las órdenes de domiciliación.

Adeudos Directos son el medio de pago mediante el cual un Acreedor realiza un cargo en la cuenta bancaria del pagador (Deudor), emitiendo y enviando previamente un documento llamado Mandato  que debe ser firmado y remitido por el deudor.

Productos nicho: Son instrumentos de pago nacionales con características específicas que varían según cada país. En España son los anticipos de crédito (N-58) y los recibos en soporte magnético (N-32).

Nuevas ventajas

– En las operaciones emitidas, la fecha valor no podrá ser anterior al momento de cargo en su cuenta. En las operaciones recibidas, la fecha valor no podrá ser posterior al día hábil de recepción de los fondos por su entidad y la disponibilidad de los fondos será inmediata después de dicha recepción. El plazo máximo de ejecución de las operaciones es de un día hábil.

 – La normativa de servicios de pago ha puesto especial énfasis en ampliar y mejorar la información sobre los pagos que realice y reciba.

– La zona SEPA y la aparición de nuevos proveedores de servicios de pago permitirán mayor competencia dentro del mercado de pagos minoristas, posibilitando más y mejores servicios.

– En aras de una mayor transparencia, la normativa institucionaliza los gastos compartidos, estableciendo que el ordenante abonará los gastos cobrados por su entidad y el beneficiario, en caso de que los hubiera, pagará los gastos cobrados por la suya. Asimismo, las comisiones cobradas por su entidad en relación con pagos transfronterizos serán iguales a aquellas que le cobraría por operaciones nacionales equivalentes.

– Ante eventuales gastos asociados a la operación de pago, estos se liquidarán al margen del importe de la operación, lo que también redundará en una mayor transparencia.

– Mayor seguridad. Sin perjuicio de la debida diligencia en la notificación de incidencias, el consumidor dispone de 13 meses para solicitar la rectificación de operaciones incorrectas o no autorizadas.

Salvo fraude o negligencia grave, su responsabilidad por pérdidas derivadas de operaciones de pago no autorizadas resultantes de un instrumento de pago extraviado o sustraído (como, por ejemplo, una tarjeta) se limitará a un máximo de 150 euros.

En particular, para las TRANSFERENCIAS, recordamos que las transferencias se realizarán conforme al código IBAN facilitado, sin que sean exigibles verificaciones adicionales por parte de las entidades.

En particular, para los ADEUDOS DIRECTOS – Firma de órdenes de domiciliación: Como hasta ahora, para que algún emisor de recibos pueda originar el cargo de un importe en su cuenta, debe contar con su autorización expresa. En SEPA, es posible que los emisores de recibos le hagan llegar nuevos formatos para la orden de domiciliación en la que autoriza dicho cargo.

– La devolución de los adeudos se somete a la normativa de servicios de pago, destacando:

1. a) El mencionado plazo máximo de 13 meses para solicitar la rectificación de operaciones incorrectas o no autorizadas.
2. b) El consumidor dispone de 8 semanas para devolver recibos autorizados, siempre que, cuando se dio la autorización, esta no especificase el importe exacto y dicho importe supere el que el ordenante podía esperar razonablemente.

– El plazo para que su entidad le devuelva los cargos o rechace la devolución es de 10 días hábiles.

Transferencias SEPA

La transferencia SEPA es un instrumento de pago básico para efectuar abonos en euros, sin límite de importe, entre cuentas bancarias de clientes en el ámbito de la SEPA, de forma totalmente electrónica y automatizada.

1. a) Las transferencias se realizarán entre cuentas identificadas mediante el código IBAN, facilitado por el ordenante, sin verificaciones adicionales por parte de las entidades para procesar la operación.
2. b) Las operaciones son en euros y con destino a países de la zona SEPA.
3. c) El plazo máximo de abono de las transferencias es de 1 día hábil siguiente a la fecha de emisión por la entidad ordenante.
4. d) En relación con los gastos de las operaciones, cada cliente asume las comisiones aplicables por su entidad. La entidad ordenante transferirá el importe íntegro de la transferencia.
5. e) El concepto o información de la transferencia podrá tener una extensión máxima de 140 caracteres.

Las empresas ya deberían haber integrado los instrumentos SEPA para efectuar  transferencias, ya que, teóricamente  el  1 de Agosto de 2014, finalizó la prórroga concedida por la Comisión Europea. Decimos teóricamente, porque es posible que algunas empresas continúen efectuando transferencias y adeudos directos de la forma tradicional debido a que la mayoría de entidades bancarias han permitido hacerlo mediante aplicaciones que convierten directamente las órdenes tradicionales en órdenes SEPA. Ahora bien, no hay que olvidar que esto no es más que un mecanismo transitorio establecido para facilitar la adaptación de empresas y particulares, pero que en cualquier momento dejará de funcionar. Cuando ello ocurra (nunca más tarde de Febrero de 2016), las empresas pueden sufrir problemas de gestión –y de tesorería- si no se han adaptado.

Tareas de adaptación

Para las trasferencias resulta fundamental el uso del código IBAN, pues es allí donde se abonarán. Además debe:

-Sustituir los números de cuenta (CCC) de sus proveedores, clientes y empleados por el IBAN del beneficiario y el BIC para identificar el banco del deudor.

-Cambiar los ficheros tradicionales de Norma 34 (34-1 o 34-12) por el fichero de transferencias SEPA (Norma 34-14). Consulte a su banco para obtenerlo.

Sobre los Adeudos directos SEPA

Los adeudos directos SEPA presentan dos variantes: una modalidad básica (CORE), y otra para uso exclusivo entre empresas, autónomos o profesionales (denominada B2B). Debe tenerse en cuenta que, en el caso de que el proveedor de servicios de pago ofrezca el servicio de adeudos directos, es obligatorio para éste estar adherido al esquema CORE, mientras que la opción B2B tiene carácter voluntario.

¿Qué es un adeudo directo SEPA (Core)?

Se trata de un instrumento que permite realizar cobros en euros adeudando la cuenta del deudor ya sea consumidor, empresa o autónomo.

¿Qué es un adeudo directo SEPA B2B?

Se trata de un instrumento que permite realizar cobros en euros entre no consumidores, y que a diferencia del básico tiene un plazo de devolución reducido.

¿Qué modalidad debe elegir?

-Si los clientes son personas físicas, es aconsejable el CORE.

-Si son empresas y/o autónomos y:

• Quiere mantener las órdenes de domiciliación existentes, cuyo plazo de devolución es de 58 días: opte por el CORE.
• Prefiere a reducir el plazo de devolución de los recibos a 2 días: opte por el  B2B.

¿Es necesario el preaviso al deudor?

El emisor de los adeudos directos (Acreedor) debe enviar un preaviso a sus clientes (Deudores) como mínimo 14 días naturales antes de la fecha de cobro, indicando la fecha y el importe del cargo. Dicho periodo de 14 días naturales puede reducirse, por acuerdo expreso de las partes.

La norma SEPA no especifica si este preaviso debe hacerse en todos los adeudos directos, o solo en el primero de ellos, cuando  son  periódicos. Sin embargo, sí aclara que el objetivo es evitar la falta de fondos del deudor, al no contar con tal cargo. Teniendo en cuenta esta finalidad, es razonable pensar que lo lógico sería realizar el preaviso sólo con el primer adeudo del Mandato, y repetirlo  si la periodicidad de los adeudos va a ser muy dilatada en el tiempo, (por ejemplo, semestral).

¿Qué es el mandato?

El Mandato es un documento equivalente a las órdenes de domiciliación utilizadas hasta ahora.

¿Cuál es su finalidad?

Con la firma del Mandato, el deudor autoriza al acreedor a iniciar los cobros en la cuenta indicada, y a su propia entidad bancaria a cargar en su cuenta los adeudos que el acreedor envíe.

¿Cómo se identifica?

Cada Mandato se identifica a través de la Referencia Única, que es asignada por el acreedor.

¿Qué clases existen?

En España, la Asociación Española de la Banca ha definido dos modelos simplificados de Mandatos (Básico y B2B), que cumplen con los requisitos establecidos en la normativa SEPA.

¿Cuál es su contenido?

El Mandato debe indicar el tipo de pago a realizar: Un pago único, o varios pagos periódicos, un mandato de pago único, lógicamente, solo puede ser usado para enviar un único adeudo.

¿Qué obligaciones tiene como acreedor?

Como acreedor, deberá disponer de un Mandato por cada uno de los clientes a los que vaya a emitirles adeudos directos y debe conservar los mandatos que haya emitido, mientras puedan serle exigidos para justificar los cobros. El periodo máximo de custodia será por tanto de 13 meses, a contar desde el último adeudo emitido.

¿Cuál es su duración?

 Los mandatos de cobros puntuales solo pueden ser utilizados para cobrar un único adeudo.

Los mandatos de cobros periódicos tienen una validez indefinida. Pero si no se emite ningún adeudo sobre dicho mandato durante un periodo de 36 meses, éste quedará automáticamente cancelado.

El acreedor debe evitar emitir adeudos directos con mandatos caducados. Si desea volver a emitir adeudos a un cliente cuyo mandato ha caducado, deberá recabar de su cliente un nuevo mandato.

¿Puede revocarse?

Un cliente puede solicitarle en cualquier momento que no emita más adeudos al amparo de un mandato previo, revocando su consentimiento. A su vez, puede informar a su propia entidad bancaria que no le sean cargados en cuenta más adeudos asociados a dicho mandato.

¿Qué ocurre si hay un cambio de cuenta o entidad bancaria?

Si un cliente cambia de entidad bancaria (BIC) o de cuenta (IBAN), no es necesario recabar un nuevo mandato. Simplemente, en el siguiente adeudo debe consignarse la nueva cuenta.

Ainoa  Iriarte Ibarguen, Redacción Ciss Contable Mercantil